Чтобы ни одно предложение от сотрудников по улучшению работы не потерялось и было рассмотрено со всем вниманием, Заказчик обратился к нам для разработки сервиса «Заявки на развитие».

 Мы предложили и реализовали следующий вариант, в четком соответствии с планом Заказчика: адаптировали уже существующую привычную сотрудникам форму подачи заявок для работы со смарт-процессами.

Для каждого вида заявок предусмотрели отдельную воронку согласования. Предусмотрели механизм выбора согласующих лиц на стадиях заявки. Необходимые действия на каждом этапе максимально автоматизировали с помощью роботов и бизнес-процессов, движение по стадиям происходит автоматически при выполнении пользователем необходимых действий на каждом шаге.
Для удобства отслеживания заданий, каждое дублируется пользователю в мессенджер и на почту, также настроили уведомления о важных этапах заявки и ее завершении для её участников.

 Процесс согласования прозрачен и понятен всем участникам процесса благодаря тщательному логированию действий в таймлайн смарт-процесса.
Движение заявки по этапам фиксируется не только путем перехода по стадиям, но с помощью комментариев в таймлайн, при этом записываются и отображаются только те комментарии, которые должны быть доступны всем участникам процесса.

 Используя права доступа к смарт-процессам по ролям, четко разграничили права доступа к информации на различных шагах согласования. После согласования заявка передается на реализацию – автоматически ставится задача исполнителю. Стадии задачи синхронизированы со стадиями смарт-процесса, и если задача завершена неуспешно, заявка также автоматически будет завершена в неуспешной стадии и все участники будут автоматически оповещены о результатах и причинах отклонения.

 Поля заявки, задачи заполняют сотрудники, поэтому в «критических» точках предусмотрели проверку заполнения полей, чтобы обеспечить необходимую полноту данных. Если заявка согласована и реализована в виде документа, предусмотрена автоматическая запись в отдельный реестр документов, со ссылкой на заявку, в которой можно проследить всю историю и причину создания документа.

 В результате сотрудники получили удобный формат подачи предложений для улучшения работы компании и гарантию внимания к своим идеям, бюрократические препятствия для рассмотрения и реализации новых идей сведены к минимуму.

Сотрудники, ответственные за обработку заявок, получили полнофункциональный автоматизированный сервис для обработки, освобождающий от рутинных операции и освобождающий время для работы по существу заявки.

 Самое интересное – отчеты по выполненным заявкам. Так как заявка для Заказчика – это не только элемент смарт-процесса, но и связанная задача с кастомными полями, и элемент реестра, ни один вид стандартных отчетов Б24 не подходил под требования. Реализовали три вида отчетов по заявкам, где можно оценить работу по заявкам в разрезе различных данных и получить целостную картину с учетом всех необходимых параметров.

Для контроля занятости сотрудников в разрезе отдельных задач Заказчику потребовался нестандартный отчет с возможностью выгрузки данных в виде таблицы в формате .doc и .pdf. по каждой задаче, при условии, что над ней работало несколько сотрудников, необходимо выводить количество часов по каждому исполнителю, по дням.

Штатным функционалом добиться нужного представления данных не удалось, поэтому разработали отдельную страницу с отчетом в том виде, которая требовалась Заказчику:

• Организовали хранение детализированных логов о трудозатратах пользователей с использованием HL-блоков;
• Написали скрипт, который периодически запускается агентом и собирает из задач необходимые данные, на основе которых формируется отчет;
• Разработали компонент для визуального отображения отчета в виде диаграммы Ганта, с детализацией отображения затраченных пользователями рабочих часах за каждый рабочий день;

Клиент получил эксклюзивный отчет по занятости сотрудников, отвечающий всем требованиям, с возможностью выгружать данные в необходимом формате данных.

Скрам позволяет структурировать работу команды, когда проект длительный, и финальный результат заранее не формализован, за счет разделения большой задачи на этапы - спринты, и формирования на каждый спринт определенного списка задач.

 Наш Заказчик привык четко структурировать задачи, с том числе разделяя их на подзадачи. С ростом числа таких задач в бэклоге появились пожелания по индивидуальной настройке штатного функционала скрам в Б24, для ускорения обработки задач и получения более точных результатов в отчетах.

Наши специалисты доработали шаблон и логику отображения компонента, и клиент получил дополнительные функции в Скрам Б24:

• Возможность множественного выбора задач через клавишу shift;
• Сортировка задач в бэклоге по эпику;
• Вывод подзадач в бэклоге;
• Суммирования стори поинтов в активном спринте в дочерних задачах и их запись в главную задачу, с блокировкой ручного ввода значения в главной задаче;
• Изменение срока исполнения спринта, когда он запущен;

Современные компании постоянно проводят обучение сотрудников, и для Заказчика важно предоставить работникам актуальное расписание будущих событий по обучению – вебинаров и очных тренингов.

 Мы адаптировали компонент Календарь и реализовали для организатора простой и удобный инструмент для заполнения расписания будущих событий, взамен ушедшего из России сервиса с минимальными затратами для Заказчика:

• Настроили отображение событий на главной странице в специальном блоке;
• Доработали шаблон компонента для отображения расписания всех событий с цветовой индикацией событий разного типа;
• Настроили оповещения при регистрации на событие для организатора и участников;

Для эффективной совместной работы в проектах/группах реализовали доработки:

• Модераторы проекта могут закрывать задачи без проверки Постановщиком;
• Несколько пользователей могут выполнять действия постановщика;
• Настройка отображения задач в канбане;

Для высоконагруженных проектов, при большом количестве сотрудников в разных подразделениях обмен между 1С и Корпоративным порталом становится нетривиальной задачей.

 Например, нужно контролировать объем передаваемых данных за один раз, чтобы не создавать лишней нагрузки на сервер, правильно подбирать объем и достаточность передаваемых данных по сотрудникам, и убирать из схемы обмена все лишнее – например, не передавать данные об уволенных сотрудниках без необходимости.

 Мы помогли Заказчику определить критические точки в обмене и оптимизировать процесс, добились снижения нагрузки на сервер и минимизации количества ошибок обмена, в том числе добавили обработку случаев неожиданного ответа сервера, обеспечивающих непрерывность соединения.

У Заказчика возникла потребность изменить логику выполнения давно работающего сложного бизнес-процесса, в котором реализован автоматический подбор согласующих в зависимости от массы условий и параметров, а также интеграция с двумя сторонними системами, для которой разработаны собственные модули и классы.

Нам удалось достаточно быстро разобраться, помочь отладить существующий БП и внести необходимые правки.